La legislación societaria en los Estados Unidos presenta una serie de características fundamentales que son comunes a los distintos tipos de sociedades existentes en los distintos Estados de la Unión:
a).- En la constitución de sociedades en los Estados Unidos, no es necesaria la intervención de un Abogado, ni de ningún Fedatario Público. Una sociedad queda legalmente constituida mediante la presentación y registro de unos Artículos o Certificado de Constitución (denominación según cada Estado) en el Departamento o Secretario de Estado en donde se establezca la sociedad.
En la preparación, redacción y presentación al registro de esos Artículos o Certificado de Constitución, no es necesaria la intervención de Abogado o Fedatario Público. Es más, los Departamentos o Secretarios de Estado tienen a disposición del público en general modelos de Artículos o Certificado de Constitución de una sociedad aprobados por ese Departamento o Secretario de Estado, con objeto de que toda persona física o jurídica pueda constituir y registrar una sociedad mediante un documento legal que no presente ningún defecto de forma o contenido, y que garantice que la constitución y registro de la sociedad sea un proceso de fácil tramitación incluso para el público en general.
Si bien los Artículos o Certificado de Constitución registrados en el Departamento o Secretario de Estado dan formalidad, validez y vigencia a la constitución, la sociedad debe tener además unas Actas Constitutivas, Estatutos y Certificados de Emisión de Acciones o Participaciones, que no son de carácter público y que no son registrados en ningún registro público. Ningún Departamento o Secretario de Estado ofrece modelos para su preparación o redacción. Esta documentación de carácter más privado, que no es registrada y por tanto no es publicada por ningún registro público, es fundamental para el funcionamiento de la sociedad y es recomendable que en su preparación participe un Abogado especializado en esta materia.
Es aconsejable que todo inversor se asesore por un Abogado y por un Contador Público del Estado en donde se establezca la sociedad, sobre el tipo de sociedad más adecuado y su régimen fiscal aplicable, así como sobre las características de la limitación de responsabilidad del socio en un determinado tipo de sociedad.
Adicionalmente y en especial para los inversores extranjeros, es conveniente que en el proceso de selección de un tipo de sociedad, redacción y preparación de documentación privada de la sociedad esa documentación sea revisada por un Abogado especializado en materia de Inmigración en Estados Unidos, ya que si el inversor extranjero está interesado en trabajar o residir en los Estados Unidos, la sociedad tiene que cumplir con unos requisitos legales que la normativa de inmigración requiere a una sociedad en cuanto a la documentación de constitución, estatutos y composición de la administración y accionariado.
b).- En los Estados Unidos, no es necesario que una sociedad sea constituida por el Administrador o por el Socio. Normalmente la documentación necesaria para constituir y registrar una sociedad —Artículos o Certificado de Constitución— son presentados y registrados en el Departamento o Secretario de Estado bien por Despachos de Abogados, Contadores Públicos o Compañía de Servicios Corporativos que son denominados Incorporadores u Organizadores de la sociedad (denominación según el tipo de sociedad de que se trate). De todas maneras, cualquier persona física o jurídica, residente o no en los Estados Unidos, puede actuar de Incorporador u Organizador puesto que, como se ha desarrollado anteriormente, la documentación básica para constituir la sociedad consta de formularios aprobados por el Departamento o Secretario de Estado. No obstante, es aconsejable que el Incorporador u Organizador tenga una dirección física en los Estados Unidos, puesto que una vez registrada la sociedad, el Departamento o Secretario de Estado envía una copia registrada de la documentación societaria al domicilio del Incorporador u Organizador de la sociedad.
El Incorporador u Organizador de una sociedad actúa por mandato verbal o escrito del Administrador o Socio de la sociedad.
El nombre del Administrador de la sociedad consta en los Artículos o Certificado de Constitución de la sociedad en todos los Estados de la Unión, a excepción de los Estados de Delaware y Wyoming. En el Estado de Delaware, la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitadas de 1992 (Limited Liability Companies Act) nunca ha requerido que el nombre del Administrador o Administradores de la sociedad sea objeto de registro público para constituir y registrar una sociedad. En el año 2010, este principio fue también adoptado en el Estado de Wyoming y será extendido probablemente al Estado de Nevada, que también implementará cambios legislativos en este sentido en un futuro próximo.
El Socio o Socios de la sociedad, sus porcentajes de acciones o participaciones suscritas y capital contribuido no se registran en la documentación pública objeto de constitución y registro de la sociedad, por lo que esta información no es pública en ninguno de los Estados de la Unión.
Una vez constituida y registrada la sociedad, el Administrador de la sociedad mediante un Acta de Consejo ratifica los actos de constitución y registro del Incorporador u Organizador, nombra a los Directivos de la sociedad —Presidente, Secretario y Tesorero—, nombra a los socios y les emite las acciones o participaciones —dependiendo del tipo de sociedad de que se trate— y por último, aprueba unos Estatutos de funcionamiento de la sociedad que de acuerdo a la ley de cada Estado regulan a los Administradores (funciones, retribuciones, nombramientos, vacantes, destituciones, quórums y votaciones, tiempo, notificación y convocatoria de consejos), Asambleas de Socios (asambleas ordinarias y extraordinarias, lugar de la asamblea, notificación, quórum, votación y representación), Actas Sociales y Estados Financieros, Distribución de Beneficios, Acciones o Participaciones —según el tipo de sociedad de que se trate— y Modificación de los Estatutos.
Tanto el Administrador como el Socio de una sociedad en Estados Unidos pueden ser extranjeros y no residentes en Estados Unidos. No obstante, si el Administrador o Socio quieren desarrollar funciones directivas en la sociedad, trabajando de forma retribuida o residiendo en los Estados Unidos, necesitarán un permiso de trabajo o residencia otorgado por el USCIS.
c).- En las sociedades en Estados Unidos, no es necesario un Capital Social mínimo para su constitución. Es más, es algunos tipos de sociedades, no hay obligación legal de expresar ningún Capital Social en la documentación de constitución de la sociedad. En las sociedades en que de forma expresa se incluya un Capital Social mínimo, es importante subrayar que tampoco existe obligación legal de desembolsar ese Capital Social. Existe una presunción legal y contable de que el Capital Social en algún momento de la vida de la sociedad será desembolsado y suscrito por los socios.
El Capital realmente desembolsado y suscrito por los socios es el Capital Contable, el cual nunca es objeto de registro público en ninguno de los Estados de la Unión. El Capital Contable solo consta en la documentación contable de la sociedad y en los Estados Financieros que forman parte de la documentación contable incluida en la Declaración de Impuestos anual presentada al IRS, pero esta documentación es completamente confidencial y privada.
d).- No es obligatorio la descripción de un Objeto Social en los Artículos o Certificado de Constitución de una sociedad en los Estados Unidos.
Existe la presunción legal de que la sociedad se constituye con objeto de desarrollar cualquier actividad legal permitida por la ley. No obstante, para el desarrollo de ciertas actividades, se requieren Licencias Federales, en concreto para el desarrollo de un número concreto de actividades, como las actividades financieras, bancarias y bursátiles; para la fabricación de productos farmacéuticos y cárnicos; para la fabricación y comercio de bebidas alcohólicas, tabaco y armas de fuego; para el desarrollo de transportes; y para las emisoras de radio y televisión. Los Estados usualmente también requieren la obtención de Licencias Estatales para el desarrollo de esas mismas actividades. Por otra parte, a los profesionales cuyo ejercicio profesional esté regulado, y se requiera su pertenencia a un Colegio Profesional, también se les requiere la obtención de una Licencia Profesional por el Estado en donde ejerzan su actividad profesional.
e).- No existe en Estados Unidos la obligación de que la sociedad disponga de un domicilio físico. El Domicilio Social de la sociedad puede ser un domicilio virtual o simplemente un domicilio postal.
La mayoría de sociedades se constituyen en el domicilio del Incorporador u Organizador que suele ser un Despacho de Abogados, Contador Público o Compañía de Servicios Corporativos. Generalmente, ello suele ser de esta manera cuando una sociedad es constituida con carácter previo a la firma de un contrato de alquiler o compra del lugar de negocio que sea el domicilio real de la sociedad.
En los casos en que la sociedad solicite para sus administradores, empleados o socios permisos de trabajo o residencia en el USCIS de los Estados Unidos, la sociedad deberá tener en el momento de la presentación de solicitud de permiso de trabajo o residencia un domicilio real con dirección física, teléfono y fax.
f).- Toda sociedad en los Estados Unidos debe tener designado un Agente y Oficina Registral. La designación del Agente y Oficina Registral se registra en el Departamento o Secretario de Estado, y es una información pública que toda sociedad debe publicar y mantener actualizada anualmente ante el Secretario o Departamento de Estado.
Dado que en las sociedades en los Estados Unidos todos los Administradores, Directivos y Socios pueden ser Extranjeros y No Residentes en Estados Unidos, el Agente Registral es la única persona que está obligada a ser Residente en el Estado en el que se constituye la sociedad y debe tener su domicilio social en ese Estado. El Agente Registral es la persona que recibe toda comunicación legal para la sociedad y queda comprometido ante el Departamento o Secretario de Estado a notificar al Administrador o Directivo de la sociedad, toda notificación legal que haya recibido en su domicilio designado a esos efectos.
Para mayor información sobre esta temática consultar "Destino: Estados Unidos".
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